Aegon působí na českém trhu od roku 2005 jako specialista na životní pojištění. Je součástí velké nadnárodní společnosti, se kterou sdílí základní poslání – pomáhat lidem převzít zodpovědnost za jejich finanční budoucnost.
Aegonu jsme dodali ucelené řešení pro podporu administrativních procesů na platformě Team assistant zaměřené primárně na zpracování přijatých faktur a schvalování nákupních objednávek. Součástí je i integrace na stávající dokumentové úložiště Livelink.

Výzvy, které nás čekaly

S ohledem na růst a rozvoj společnosti vznesla finanční ředitelka společnosti požadavek na vytvoření uceleného řešení pro podporu administrativních procesů. Zvláště pro přijaté faktury bylo třeba nastavit jasná pravidla jejich zpracování a mít v každém okamžiku přehled o stavu každé faktury. A to při využití stávajícího dokumentového úložiště Livelink.

Jaká řešení jsme přinesli

Jako optimální řešení pro pokrytí potřeb a požadavků společnosti Aegon jsme navrhli aplikaci Team assistant. Jedná se o řešení pro podporu procesního řízení, které koncovým uživatelům poskytuje efektivní běh procesů, správu dokumentů a přehled o okamžitém stavu jednotlivých procesů.

Team assistant jsme navrhli nasadit pro oblasti Přijaté faktury a Nákupní objednávky. Pro tyto procesy byla nastavena jednotná pravidla jejich zpracování.

Vytvořili jsme integrační rozhraní mezi ekonomickým systémem a aplikací Team assistant. Důležité informace o zpracování přijatých faktur jsou tak automaticky propisovány do ekonomického systému.

Vytvořili jsme integrační rozhraní mezi stávajícím dokumentovým úložištěm Livelink a aplikací Team assistant. Místo dosavadního fyzického oběhu papírových dokumentů jsou dokumenty naskenovány, uloženy na jednotné místo do dokumentového úložiště Livelink a proces schvalování objednávek, faktur a smluv probíhá elektronicky prostřednictvím aplikace Team assistant.

Další přidaná hodnota

Každý uživatel má v každém okamžiku přehled, v jaké fázi zpracování je každá přijatá faktura.

Finanční oddělení má okamžitou odpověď pro volajícího dodavatele, zda byla jeho faktura proplacena.

Jasné vymezení organizační struktury a systému rolí zaručuje, že se každému úkolu bude ve správný čas věnovat správný řešitel. Zároveň jednotliví uživatelé mají přístup jen k těm dokumentům a informacím, ke kterým mají oprávnění.

„Team assistant byl pořízen primárně pro zefektivnění papírového schvalování faktur přijatých. Dříve složitý systém byl jednoduše nahrazen automatizovaným řešením, které přineslo nemalou úsporu provozních kapacit spojených s touto agendou.“

Katarína Dupláková

Finanční ředitelka

Zajímá vás podobné řešení?