Project Description
Výzvy, které nás čekaly
Jaká řešení jsme přinesli
Jako optimální řešení pro pokrytí potřeb a požadavků společnosti Aegon jsme navrhli aplikaci Team assistant. Jedná se o řešení pro podporu procesního řízení, které koncovým uživatelům poskytuje efektivní běh procesů, správu dokumentů a přehled o okamžitém stavu jednotlivých procesů.
Team assistant jsme navrhli nasadit pro oblasti Přijaté faktury a Nákupní objednávky. Pro tyto procesy byla nastavena jednotná pravidla jejich zpracování.
Vytvořili jsme integrační rozhraní mezi ekonomickým systémem a aplikací Team assistant. Důležité informace o zpracování přijatých faktur jsou tak automaticky propisovány do ekonomického systému.
Vytvořili jsme integrační rozhraní mezi stávajícím dokumentovým úložištěm Livelink a aplikací Team assistant. Místo dosavadního fyzického oběhu papírových dokumentů jsou dokumenty naskenovány, uloženy na jednotné místo do dokumentového úložiště Livelink a proces schvalování objednávek, faktur a smluv probíhá elektronicky prostřednictvím aplikace Team assistant.
Další přidaná hodnota
Každý uživatel má v každém okamžiku přehled, v jaké fázi zpracování je každá přijatá faktura.
Finanční oddělení má okamžitou odpověď pro volajícího dodavatele, zda byla jeho faktura proplacena.
Jasné vymezení organizační struktury a systému rolí zaručuje, že se každému úkolu bude ve správný čas věnovat správný řešitel. Zároveň jednotliví uživatelé mají přístup jen k těm dokumentům a informacím, ke kterým mají oprávnění.
„Team assistant byl pořízen primárně pro zefektivnění papírového schvalování faktur přijatých. Dříve složitý systém byl jednoduše nahrazen automatizovaným řešením, které přineslo nemalou úsporu provozních kapacit spojených s touto agendou.“
Katarína Dupláková
Finanční ředitelka
