PŘÍPADOVÁ STUDIE
Společnost České aerolinie, a.s. je česká letecká společnost s hlavní základnou na letišti Václava Havla v Praze. Jejich služby jsou založeny na bezpečnosti, kvalitě, zkušenostech a tradici. České aerolinie, a.s. byly založené již v roce 1923 a jedná se tak o pátou nejstarší dosud fungující aerolinii na světě.
Výzvy, které nás čekaly
V rámci skupiny byly zavedeny schvalovací postupy smluvních dokumentů. Ty byly řešeny pomocí různorodého SW. Stejným způsobem byly popsány a zpracovány i další procesy. Cílem bylo sjednotit řídící a schvalovací procesy a současně elektronickou evidenci se zajištěním přístupu oprávněných uživatelů dle funkce a činnosti, s možností následného auditu odpovědnosti jednotlivých zaměstnanců. Zároveň byl kladen důraz na flexibilnost použité platformy s možností automatizace dalších procesů.
Očekávání od nasazení aplikace Team assistant:
- přehledná elektronická evidence smluvních dokumentů
- jednoduchý náhled na fázi procesu schvalování a podepisování dokumentu
- rychlé a snadné přidání nové agendy/procesu
Jaká řešení jsme přinesli
Nasazení aplikace Team assistant pro oblast schvalování dokumentů:
- sjednocení SW řešení
- migrace dokumentů z původního SW do aplikace Team assistant
- zabezpečení jednotného postupu napříč všemi společnostmi, pro každý typ dokumentu
- vytvoření automaticky doplňované „schvalovací košilky“ dokumentu
Při úvodním modelování procesů byly využity stávající pracovní postupy a směrnice. Na základě zpětné vazby od uživatelů a na základě statistických informací o realizovaných případech jsou procesy dále průběžně optimalizovány. Součástí bylo školení koncových uživatelů i administrátorů aplikace.
Postupně byly přidávány další procesy: Seznamování s řídícími dokumenty organizace, Schvalování investičních záměrů, Žádosti o služební lety.
„Team assistant nám pomohl prosadit jednotnou metodiku zpracování smluvních dokumentů. Díky aplikaci je schvalování smluv jednoduché, všechny informace jsou na jednom místě a vždy po ruce. Možnost rozšiřovat aplikaci o další agendy je příjemný benefit, který šetří náklady na administraci dalších aplikací i školení uživatelů.“
Josef Adam
člen představenstva
