Společnost Žabka je zavedenou sítí prodejen potravin v Čechách, zejména pak v Praze a Středočeském kraji. Cílem a vizí společnosti je poskytnout zákazníkům snadný a pohodlný nákup, nabízet co nejširší sortiment, aby zde vždy nalezli to, co zrovna potřebují a zajistit jejich maximální spokojenost s obchody a službami Žabka.
Výzvy, které nás čekaly
Interní procesy společnosti pro řešení komunikace personálu centrály s prodejnami byly založeny převážně na telefonické a e-mailové výměně informací v kombinaci s web aplikacemi. Tento systém však zastaral a nebylo jej možné přizpůsobovat dynamickým změnám ve společnosti. Řízení široké škály interních procesů zahrnujících jak franšízanty na prodejnách, tak interní pracovníky mateřské centrály bylo neefektivní, zdlouhavé a neprůkazné. Bylo potřeba nasadit pro tuto IT oblast informační systém, který by byl velmi univerzální a za rozumné finanční prostředky schopen výhledově pojmout co nejvíce interních procesů.
Jaká řešení jsme přinesli
Pro automatizaci interních procesů byl implementován systém Team assistant. Pilotním procesem v rámci aplikace se stalo zadávání požadavků na opravy v prodejnách a evidence jejich způsobu vyřešení. Celkové řešení mělo za úkol zpřehlednit zadávání požadavků na opravy a zavést lepší informovanost pro franšízanty, jak je s jejich požadavkem nakládáno. Systém měl také internímu technikovi automaticky tvořit seznam incidentů, ze kterého by si mohl technik optimálněji plánovat služební cesty.
Přínosy aplikace Team assistant v procesu zadávání žádostí o opravy jsou následující:
Franšízanti – jasný postup pro zadávání požadavku; přehledná informace, v jakém stavu se požadavek nachází; možnost sledovat postup požadavku; přehled historických požadavků za prodejnu.
Tesco Franchise Stores – jasné přidělování úkolů zainteresovaným uživatelům a řízení termínů, rychlý přehled o všech žádostech; nastavené termíny pro schválení schvalovateli (zrychlení procesu); rychlé vyhodnocení žádostí jednotlivých prodejen; možnost analýzy vytíženosti interního technika; historie všech oprav s délkou trvání.
Následná řešení v aplikaci TAS
Jelikož je aplikace velmi univerzální a lze v ní definovat procesy i na straně klienta zaškoleným pracovníkem, jsou v aplikaci vytvářeny další procesy bez pomoci Neit Consulting. V současné době je tak vytvořeno a užíváno 9 předem definovaných interních procesů a další průběžně přibývají.
„Vzhledem k požadavku zefektivnit a zpřesnit interní komunikaci ve společnosti jsme hledali flexibilní nástroj, který bude vyhovovat velké většině našich specifických procesů a zároveň bude přívětivý pro uživatele. Aplikace Team assistant nastavila jasná pravidla v komunikaci mezi franšízanty a centrálou. Velkou výhodou aplikace je také šetření nákladů díky jednoduchému vytváření šablon procesů vlastními silami, bez pomoci konzultantů z Neit Consulting.“
Jiří Bohuslav
IT manažer, Tesco Franchise Stores ČR a.s.
