PŘÍPADOVÁ STUDIE
Společnost ŠkoFIN s.r.o. | Volkswagen Financial Services je přední finanční společností na českém trhu zaměřující se na financování a podporu prodeje aut, služby pro fleet a související služby.
Výzvy, které nás čekaly
Volkswagen Financial Services inicioval výběrové řízení na návrh a implementaci workflow pro dodavatelské faktury.
Hlavní cíle výběrového řízení byly:
- zautomatizování procesu, nastavení elektronického workflow s cílem zrychlit a zjednodušit práci s fakturami, odstranit nadbytečnou administrativu a omezit fyzický kontakt s dokumenty
- uživatelsky přívětivý, snadno udržovatelný a stabilní nástroj pro WF
- implementace nástroje na digitalizaci dokumentů, vytěžování dat není primárně požadováno
- implementace WF
Ve výběrovém řízení byla vybrána platforma Team assistant.
Jaká řešení jsme přinesli
Team assistant jsme navrhli nasadit pro oblasti Přijaté faktury a Nákupní objednávky a Servisní faktury. Pro tyto procesy byla nastavena jednotná pravidla jejich zpracování.
Vytvořili jsme integrační rozhraní mezi jednotlivými systémy a aplikací Team assistant. V případě přijatých faktur sledujeme úhrady přijatých faktur v systému SAP.
Vytvořili jsme integrační rozhraní mezi stávajícím vnitřním informačním systémem a aplikací Team assistant. Přes scanovací pracoviště jsou faktury skenovány a hromadně importovány do aplikace, kde probíhá jejich zpracování a archivace.
Přínosy vybraného řešení
Díky zavedení aplikace Team assistant lze ročně pohodlně zpracovávat cca 60 000 servisních faktur, 2 500 přijatých faktur a 1 500 objednávek. Především díky automatizaci v oblasti servisních faktur došlo k velké finanční úspoře.
